La digitalización de documentos es la forma más sencilla, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de documentos, en forma de imágenes digitales. Las imágenes digitales se pueden guardar en los discos internos de cualquier computadora personal y en NAS(Network Attachment Storage), con respaldos en DVD o discos duros externos que garantizan su conservación en óptimas condiciones.

Las ventajas de la digitalización son entre otras el mantenimiento del orden de los documentos, la inalterabilidad de los mismos y una gran fácilidad para realizar consultas.

- Para archivar 300,000 hojas se necesita un espacio aproximado de 80 m2, en tanto que 300,000 imágenes caben una fracción de un disco duro.

- Para archivar 3000 hojas contenidas en una caja tradicional de archivo (39 x 32 x 25 cm) se utiliza solamente la sexta parte de un DVD.

- El costo de una fotocopia es ligeramente inferior al de una imagen digitalizada, pero la fotocopia no puede integrarse a ninguna aplicación, en tanto que la imagen digitalizada puede incorporarse a cualquier sistema automatizado.

- Un documento original solo puede ser visto por una persona a la vez, en tanto que una imagen digitalizada puede ser consultada en forma simultánea por cualquier cantidad de usuarios, bien sea por una LAN, WAN o Web.

- 80% de la información está en documentos impresos.

- 25% de los documentos archivados se pierden y nunca se recuperan.

- 35% del tiempo de los empleados transcurre manejando documentos.

- 22% de los conocimientos se almacenan en papel.

- 29% de los conocimientos se almacenan en medios electrónicos.

- 40% de los conocimientos se almacenan en la mente humana.

- 9% de los conocimientos se almacenan en archivos y documentos que no se pueden encontrar.

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